Автоматизация записи в салон: пошаговый план

Зачем автоматизировать запись

Ручная запись — это телефон, тетрадка, Excel. Работает, пока обращений мало. Когда салон растёт, начинаются проблемы: накладки, потерянные заявки, долгий ответ. Автоматизация убирает эти проблемы.

Этап 1: Аудит текущих процессов

Прежде чем автоматизировать — разберитесь, что есть сейчас.

Ответьте на вопросы:

1. Сколько обращений в день получаете? (звонки + мессенджеры + соцсети)
2. Через какие каналы приходят клиенты?
3. Сколько времени администратор тратит на переписку?
4. Сколько клиентов теряется из-за долгого ответа?
5. Есть ли CRM или всё в тетрадке?

Пример результата: 25 обращений/день, 60% через Telegram, администратор тратит 4 часа, теряем 8-10 клиентов в неделю.

Этап 2: Выберите инструменты

Минимальный набор (бюджет: 0-2 000 ₽/мес)

• CRM — DIKIDI (бесплатно) или Арника (от 1 500 ₽)
• AI-бот — SmartAgentix (бесплатный тариф)
• Карты — 2ГИС и Яндекс (бесплатно)

Оптимальный набор (бюджет: 3 000-7 000 ₽/мес)

• CRM — YClients или Арника
• AI-бот — SmartAgentix (тариф Старт или Профи)
• Напоминания — через CRM или бота
• Аналитика — встроенная в CRM

Продвинутый набор (бюджет: 8 000-15 000 ₽/мес)

• CRM — YClients (расширенный тариф)
• AI-бот — SmartAgentix (тариф Студио/Бизнес)
• IP-телефония — для записи звонков
• Маркетинг — рассылки, таргет, аналитика

Этап 3: Подготовьте документы для бота

AI-бот работает на основе ваших документов. Подготовьте:

Обязательно:

• Прайс-лист с ценами и описаниями
• Время работы, адрес, как добраться
• Список мастеров и их специализации

Желательно:

• FAQ — 15-20 частых вопросов с ответами
• Противопоказания к процедурам
• Условия отмены и переноса
• Информация о материалах и брендах

Этап 4: Настройте и протестируйте

Неделя 1: Базовая настройка

1. Зарегистрируйтесь в CRM и AI-платформе
2. Внесите услуги, мастеров, расписание в CRM
3. Загрузите документы в AI-бота
4. Подключите Telegram-бота
5. Протестируйте: задайте 20 типичных вопросов

Неделя 2: Тестирование на реальных клиентах

1. Переключите 30% обращений на бота (остальные — по-старому)
2. Следите за качеством ответов
3. Фиксируйте вопросы, на которые бот не ответил
4. Дополняйте базу знаний

Неделя 3: Полный запуск

1. Переведите все обращения через бота
2. Администратор работает в режиме «подключение по запросу»
3. Расскажите клиентам о новом способе записи

Этап 5: Оптимизируйте

Первый месяц — самый важный. Отслеживайте:

• Конверсия — % обращений, ставших записью (цель: 60-80%)
• Эскалации — % диалогов, переданных человеку (цель: менее 20%)
• Время ответа — должно быть менее 30 секунд
• Отзывы клиентов — спрашивайте, удобно ли

Типичные ошибки

1. Загрузили только прайс — бот не может ответить на 80% вопросов
2. Не настроили передачу оператору — клиент застрял в боте
3. Забыли обновить расписание — бот записывает на выходной
4. Не рассказали клиентам — клиенты продолжают звонить

Таймлайн внедрения

Итог

Автоматизация записи — это не проект на месяцы. Базовую настройку можно сделать за выходные. Главное — подготовить хорошую базу знаний и не бросать оптимизацию после запуска.